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Simplifier sa déclaration CNIL
17-05-2010 • La déclaration d’un fichier ou d’un
traitement est-elle obligatoire ? Pas dans tous les cas ! Mais
lorsque celle-ci est nécessaire, il existe maintenant des moyens
très rapides pour réaliser cette formalité.
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Constat >
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Avant de se plonger dans la déclaration CNIL, il convient de
s’assurer que cette obligation s’applique à votre cas de figure. En
effet, un grand nombre de fichiers ou de traitements informatiques
contenant des données personnelles sont dispensés de déclaration
auprès de la CNIL. C’est le cas lorsque ces données ne portent pas
atteinte à la vie privée ou aux libertés.Quelques exemples de
cas de dispenses :
- le traitement mis en œuvre est aux seules fins de
l’expression littéraire et artistique,
- vous êtes un particulier, et votre traitement concerne un
site web ou un blog à titre privé,
- vous réalisez des traitements de données personnelles mis en
œuvre au sein d’une association à but non lucratif régie par la
loi du 1er juillet 1901 dans le cadre de la gestion
administrative de ses membres et donateurs (dans certaines
limites),
- vous ouvrez un nouveau site internet : la CNIL a supprimé en
2006 la déclaration spécifique de site internet ; mais, si vous
faites un traitement de données personnelles utilisant un site
internet, vous devez vérifier s’il faut ou non le déclarer à la
CNIL.
- la conservation à long terme de documents d’archives en vue
de leur utilisation exclusive à des fins historiques,
statistiques ou scientifiques,
- etc.
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69€ |
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En dehors des cas d’exonération prévus, déclarer un fichier ou un
traitement de données personnelles est une obligation légale. La loi
Informatique et Libertés concerne en particulier six obligations :
- Sécuriser les données, et donc s’assurer que des
mesures de sécurité physiques et logiques ont été entreprises
pour éviter toute fuite de l’information.
- Assurer la confidentialité des données : seules les
personnes autorisées peuvent accéder aux données personnelles
contenues dans un fichier.
- Fixer une durée de conservation : les données
personnelles ont une date de péremption ; le responsable d’un
fichier doit donc fixer une durée de conservation raisonnable en
fonction de l’objectif du fichier.
- Informer les personnes concernées : le responsable
d’un fichier doit permettre aux personnes concernées par des
informations qu’il détient d’exercer pleinement leurs droits.
- Faire autoriser le fichier : les traitements
informatiques de données personnelles qui présentent des risques
particuliers d’atteinte aux droits et aux libertés doivent,
avant leur mise en œuvre, être soumis à l’autorisation de la
CNIL.
- Déterminer un objectif précis : les informations
exploitées dans un fichier doivent avoir une finalité précise.
Les informations ne peuvent pas être réutilisées pour une autre
finalité que pour celle pour laquelle elles ont été collectées.
La CNIL rappelle à tout à chacun que le détournement de ces 6
obligations peut entrainer de lourdes peines, allant jusqu’à 5
ans d’emprisonnement et de 300 000 € d’amende. Plusieurs
cas de jurisprudence ont démontré que la CNIL avait non seulement
les moyens d’enquêter, mais aussi que des sanctions étaient
régulièrement appliquées pour des structures de toutes tailles, y
compris de grands établissements bancaires.
Les grandes entreprises qui doivent assurer le contrôle de
nombreuses bases de données choisissent parfois de désigner un
correspondant informatique et libertés (CIL). C'est alors le CIL qui
assure la sécurité juridique face aux enjeux liés aux technologies
de l’information. Il protège les droits des employés, des clients,
et des entreprises elles-mêmes. Au 15 avril 2010, la CNIL annonçait
qu’à ce jour près de 6300 organismes avaient désigné un CIL.
Mais que faire lorsque vous souhaitez réaliser une seule déclaration
dans un environnement peu complexe ?
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Objectif >
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Déclarer simplement son fichier en quelques clics. |
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Méthode >
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| Structuration |
Mises à jour
groupées
de données |
Mettez de l'ordre
dans vos données |
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Depuis le début avril 2010, la CNIL a mis en place sur
son site Internet (www.cnil.fr)
un formulaire spécifique pour chacune des procédures prévues par la
loi « informatique et libertés ». La démarche est entièrement
dématérialisée et offre la possibilité d’adresser des pièces jointes
et de réaliser un brouillon que l’on peut reprendre ultérieurement.
En outre, un guide pédagogique accompagne le déclarant à chaque
étape.
Désormais, ce ne sont pas moins de 6 formulaires qui sont
disponibles en ligne :
-
déclaration simplifiée,
-
déclaration normale,
-
demande d’autorisation,
-
demande d’avis,
-
demande d’autorisation « recherche médicale »,
-
demande d’autorisation « évaluation des pratiques
de soin ».
Plus interactifs et plus ergonomiques,
les nouveaux formulaires sont également plus complets. Ainsi la CNIL
peut s’assurer, à l’occasion de son contrôle préalable, que
certaines mesures ont bien été prises par le responsable du fichier
afin de respecter les droits des personnes, telles que :
-
la nature des informations enregistrées,
-
les mesures de sécurité prises pour assurer leur
confidentialité,
-
les modalités de transfert éventuel de ces
informations vers des pays situés hors de l’Union européenne.
La procédure complètement dématérialisée est donc
grandement accélérée. De fait, la CNIL met ainsi en œuvre des moyens
plus rapide pour assurer la délivrance du récépissé.
Désormais ces délais sont de :
-
48 heures pour une déclaration simplifiée,
-
4 semaines pour une déclaration normale,
-
8 semaines pour l’obtention d’un avis ou d’une
autorisation.
Une initiative de la CNIL qui trouvera certainement un
écho positif auprès des administrations, des associations et des
entreprises.
o o o
Flash Datalgo : La déclaration Informatique et Libertés de plus en plus simple
15-02-2008
Depuis janvier 2008, la Commission
Nationale de l'Informatique et des Libertés met en ligne sur son
site un module interactif qui permet de vérifier si un fichier doit
être déclaré à la CNIL, en précisant la forme de la déclaration :
simplifiée ou normale.
Un
décret impose de nouvelles obligations contraignantes pour les fichiers
15-05-2007
Le décret du 25 mars 2007 qui précise certaines dispositions de la loi
« informatique et libertés » impose de nouvelles contraintes pour les
responsables des traitements informatiques de données à caractère personnel.
Les associations
sont désormais dispensées de déclaration à la CNIL 15-06-2006
La déclaration d'un fichier de membres ou donateurs d'une association ne fait
plus partie des formalités à mettre en œuvre auprès de la Commission Nationale
Informatique et Libertés.
La
CNIL recommande de nommer un correspondant informatique et libertés 15-12-2005
Annoncée depuis plusieurs mois, la publication du
décret d’application de la nouvelle loi Informatique et Libertés
recommande la nomination d’un correspondant informatique et libertés. Quels
sont les impacts pour votre société ou votre organisation ? Faut-il nommer
un correspondant ? Quelle est sa mission et quelles sont ses compétences ?
La
CNIL simplifie la déclaration des fichiers de clients et de prospects mais
complique la gestion des contacts 15-07-2005
Afin de simplifier les démarches des entreprises, la CNIL a adopté le 7 juin
2005 une nouvelle norme relative à la gestion des fichiers de clients et de
prospects. Mais cette norme implique quelques transformations sur les bases de
données pour respecter les spécificités de conservation des données
nominatives.
Courrier électronique,
le virage à 180° de la CNIL 15-03-2005
Après avoir interdit l’envoi d’emails sans
consentement préalable des personnes prospectées, la CNIL redessine la Loi
de Confiance en l’Économie Numérique (LCEN) et autorise sous certaines
conditions l’opt-out.
Quels sont les impacts
de la nouvelle loi « informatique et libertés » sur vos bases de
données ? 15-10-2004 (actualisé le 29-11-2004)
Depuis le 8 août 2004, la loi sur les fichiers
informatiques apporte de nouvelles contraintes mais offre d’intéressantes
opportunités pour se mettre en règle. Qui, quand, comment… tout savoir sur
les différentes typologies de données nécessitant une déclaration.
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Solutions
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