Constat >
|
|
 |
Normalisation
des adresses
postales |
|
149€ |
|
 |
|
|
Une entreprise ou une association commence par une idée, puis
elle devient un projet écrit. Très rapidement, le projet prend forme
et avec lui des besoins de création de bases de données. Celles-ci
sont habituellement destinées à administrer des dépenses,
enregistrer des entrées d’argent, lister des produits…
Généralement, l’une des premières bases de données constituée sert à
enregistrer la liste des clients ou les membres d’une
association.
Même les grandes entreprises et les grandes administrations sont
amenées régulièrement à créer de modestes bases de données.
Pourquoi ? Tout simplement parce que de nouvelles préoccupations
nécessitent d’engager des projets qui ne peuvent se construire qu’à
l’aide d’un fichier structurant les données.
Un exemple ? Une grande entreprise de diffusion de produits
électriques décide un jour de s’associer avec de nouveaux
partenaires pour lancer une nouvelle gamme de produits. Elle a
rapidement identifié une dizaine de partenaires potentiels… Mais en
les rencontrant, elle en découvre d’autres et rapidement comprend la
nécessité de créer une base de données. Son premier réflexe sera
sans doute de s'orienter vers un tableur, mais il existe
d'autres solutions, plus simples ou plus élaborées.
|
Méthode >
|
|
Microsoft, Apple et Linux sont les trois grands systèmes d’exploitation
utilisés par la plupart des ordinateurs de bureau (respectivement Windows,
Mac OS X et Linux qui est un logiciel libre). Chacun possède ses propres
outils bureautiques. Les principaux avec lesquels il est possible de gérer
des données de manière ordonnées sont :
- La famille des traitements de texte
- La famille des tableurs
- La famille des bases de données
Chacune de ces trois familles permet d’exploiter des données à des
niveaux différents de fonctionnalités.
|
Dédoublonnage
ou
déduplication |
| Forfait tout compris |
| -20%
à partir de |
|
713€ 570€
|
|
|
|
|
Que faire avec un traitement de texte ?
Insérer dans la feuille un tableau et désigner chacune des entêtes par le
nom des champs (Prénom, Patronyme, Adresse…). Remplir ensuite chacune des
lignes du fichier avec les contacts à enregistrer.
►
Exploitation du fichier :
- Réaliser des tris de données : il suffit d’utiliser les
boutons de tri (« sort » en Anglais) pour trier les données par ordre
alphabétique ou numérique.
- Faire des comptages : on peut réaliser la somme d’une colonne
en bas de votre grille de saisie, mais aussi demander à faire des
moyennes ou compter le nombre de lignes renseignées. Pour cela, utiliser
la fonction Formule (« Formula » en Anglais).
- Editer des mailings : imprimer un courrier personnalisé pour
chacun des destinataires d’un fichier. Pour cela, utiliser la fonction
Mailing. La fonction nécessite toujours 2 fichiers : un pour les
données, et un autre avec les gabarits du courrier. La fusion des deux
permet la personnalisation du mailing.
Ces fonctions peuvent être réalisées sur un Macintosh, sur une feuille
Word ou même sous OpenOffice Writer.
Que faire avec un tableur ?
Remplir les entêtes de colonnes avec les intitulés des champs (Prénom,
Patronyme, Adresse…) puis compléter les lignes avec les contacts.
►
Exploitation du fichier :
- Réaliser des sélections de données : utiliser la fonction de
filtrage (généralement, le menu « Données / Filtres »). Ainsi, on peut
sélectionner des données par types et n’afficher que les lignes
correspondantes. Par exemple, vous sélectionnez un code postal dans le
menu déroulant et ne visualisez alors que les contacts de ce code
postal.
- Réaliser des tris de données : il suffit d’utiliser les
boutons de tri (« sort » en Anglais) pour trier les données par ordre
alphabétique ou numérique. Dans des versions récentes de tableurs, on
peut même réaliser des tris selon les couleurs des cellules ou des
textes.
- Faire des comptages : les tableurs offrent une multitude de
fonctions mathématiques ou statistiques pour réaliser des calculs. Pour
les bases de données, on pourra utiliser les plus courantes :
additionner, compter, trouver une moyenne, afficher le plus grand ou le
plus petit… On peut également réaliser des calculs contextuels :
c'est-à-dire qu’en fonction des filtres (cf. supra) les sommes sont
actualisées (sous Excel, se référer à la fonction « SUBTOTAL »). Ainsi
par exemple, on pourra en activant le filtre des villes, afficher
automatiquement le chiffre d’affaires réalisé dans une commune.
- Retirer les doublons : certains tableurs comme Excel
proposent une fonction de suppression automatique des doublons d’un
fichier. Attention cependant à ce genre de fonction qui ne permet pas de
« retour en arrière » et qui ne s’affranchit pas des erreurs de saisies
possibles (un doublon est considéré comme tel si les données contenues
sont rigoureusement identiques, ce qui est rarement le cas pour des
adresses.
- Alertes contextuelles : il est possible d’afficher un message
ou de mettre la donnée dans une couleur différente lorsque celle-ci ne
répond pas à une règle logique que vous avez préalablement définie.
Il existe selon les tableurs plusieurs autres fonctions. Cependant,
celles listées ici constituent déjà un socle suffisant pour commencer. Ces
fonctions peuvent être réalisées sur un Macintosh, sur une feuille Excel ou
même pour certaines sous OpenOffice Calc.
Que faire avec une base de données bureautique ?
Nous appelons ici une base de données bureautique les outils généralement
fournis en standards avec le système d’exploitation de votre ordinateur ou
encore pouvant être achetés à des prix réduits. Sous Microsoft, ce sera
Access, sous Linux ce sera OpenOffice Base. Avec Macinstosh, on pourra
utiliser FileMaker (ou sa version simplifiée Bento), ou encore 4D, bien que
cette dernière soit plus complexe.
La plupart de ces outils sont ce qu’on appelle des SGBD/R, ou Système de
gestion de bases de données relationnelles. En d’autres termes, les
différentes tables qui composent vos données peuvent être reliées les unes
aux autres. Par exemple : le fichier entreprise est relié aux ventes et aux
contacts (une entreprise réalise plusieurs ventes et à plusieurs contacts
pour chaque clients).
►
Exploitation du fichier :
- Créer des tables de données par thèmes : entreprises,
contacts des entreprises, ventes de chaque client… Les tables sont
reliables entre elles afin d’offrir pour chaque client une vue globale
de ses ventes, de ses contacts. La formalisation d’une base de données
avec ces outils commence donc par la création des champs dans les
tables. Une fois cette rapide opération effectuée, il est possible de
saisir directement dans les tables, puis de réaliser des opérations
simples telles qu’évoquées plus haut :
• Filtrage : sélectionner les données qu’on veut voir à l’écran
• Tri : classement des données dans un ordre particulier.
- Créer des requêtes avec plusieurs tables : vous pouvez par
exemple demander à afficher la liste des clients ayant plus de 3
contacts et un chiffre d’affaire supérieur à 1000€. Un requêteur spécial
permet de réunir les tables entres elles et de réaliser des sélections,
des suppressions, des mises à jours ou des ajouts de données
automatiquement.
- Créer des formulaires : il s’agit ici de présenter de manière
ergonomique le contenu d’une table en réalisant une fiche sur laquelle
s’affichent les différents champs d’une des sociétés ou d’un des
contacts. La saisie et la consultation des données est ainsi beaucoup
plus facile que sur une table, surtout s’il existe un grand nombre de
champs à remplir.
- Créer des rapports : les données collectées dans la base
peuvent être éditées sous la forme de tableaux avec des sommes ou des
comptages, des graphiques et des illustrations.
L’un des grands avantages de ces outils est dans leur aptitude au travail
collectif. En effet si vous partagez votre ordinateur sur un réseau et que
la base de données est en accès pour deux ou plusieurs personnes, tous les
collaborateurs peuvent travailler simultanément sur la saisie des
données, par exemple chacune sur un client.
|
