Constat >
|
|
Les données classées dans des chemises cartonnées représentent des
risques importants pour les entreprises :
 |
| Text
mining |
| Forfait tout compris |
| -20%
à partir de |
|
1492€ 1193€
|
|
 |
|
|
-
Une accessibilité réduite : les dossiers ne
peuvent être rapidement consultés par l’entreprise ou – dans
certains cas – par le client. La gestion d’un grand volume de
dossiers nécessite des déplacements, impossibles lorsque la
personne interrogée est au téléphone et loin de ses archives.
-
Un risque destruction accidentelle :
l’incendie, l’inondation sont des sinistres qui paralysent les
sociétés. Lorsque la traçabilité technique, fonctionnelle et
ou juridique est rendue impossible, la société s’expose à un risque
majeur pour son avenir.
-
La perte de dossiers ou de documents : la
perte est plus souvent liée à une hétérogénéité des méthodes de
classement plutôt qu’à une distraction. Le cas des cartes de
visites est souvent à l’origine d’un manque de rigueur
commerciale : après le rendez-vous, les cartes de visites sont
égarées ou classées par ordre alphabétique ce qui rend difficile
la relance sélective.
-
L’encombrement : la masse volumétrique des
documents prend dans certaines activités une proportion
inquiétante qui nécessite parfois l’externalisation des
dossiers, et diminue d’autant leur accessibilité.
-
Le vol de dossiers : les entreprises qui
fonctionnent avec des forces de ventes le savent : un commercial
indélicat parti à la concurrence peut emmener avec lui ses
dossiers. Si rien n’est tracé, le préjudice commercial peut
s’avérer important et difficile à contrer devant les tribunaux.
-
La relation client : le principe de partage
de l’information pour un même client par différents acteurs de
la relation sur la chaîne de traitement ne peut facilement se
réaliser sur un support papier ; à moins de multiplier les
photocopies. Il s’en suit un coût supplémentaire et une
altération de la politique de développement durable de
l’entreprise.
-
Les délais de consultation et de recherche plus
longs : la papier ne facilite pas l’identification des
informations rapide à l’intérieur d’un grand volume
d’informations. Ainsi, la recherche de mots clefs dans des
documents papiers volumineux est vouée à une grande perte de
temps.
|
Méthode >
|
|
Réaliser la numérisation de document dans un processus de Gestion
Électronique de Document passe par cinq étapes :
- Déterminer le périmètre de la numérisation
- Identifier les niveaux de qualité de documents
- Réaliser la numérisation
- Procéder au contrôle
- Référencer le document.
1. Déterminer le périmètre de la numérisation
Dans quelle mesure les documents que vous souhaitez numériser
doivent-ils être interprétés et structurés sous forme de texte ? La
question est importante, car très structurante pour une base de
données. On ne traite pas de la même manière une GED (Gestion
Électronique de Document) pour des photos, des formulaires, des
tableaux de données structurées ou des textes :
- Photo : la numérisation de l’image n’entraîne aucune
interprétation ou reconnaissance logique puisqu’il n’y a pas de
caractères d’imprimerie à reconnaître (par exemple le cas des
photos d’identité).
- Textes non structurés : il s'agit de texte « au
kilomètre », pour lequel une reconnaissance de caractère de type
OCR (Optical Character Recognition, ou Reconnaissance Optique de
Caractères - ROC) va transformer une image faite de caractères
typographiques en un document réutilisable dans un traitement de
texte.
- Formulaires : la numérisation du document peut être
complétée par un processus OCR qui va transformer des images de
caractères typographiques logiquement disposées dans un espace,
en champs au format texte. Les données sont interprétées et
« rangées » dans les cases appropriées.
- Tableaux de données : très proche du précédent cas,
l’image représentant des colonnes de chiffres ou d’informations
est interprétée par un logiciel et convertie en tableau de
chiffres et de lettres.
|
| SIREN |
| Vérifiez vos codes |
|
à partir de |
|
69€ |
|
|
|
|
2. Identifier les niveaux de qualité de documents
- Qualité très élevée : le contenu sera facilement
reconnaissable par un logiciel qui transformera l’image en texte
avec une faible marge d’erreur.
- Qualité moyenne : la reconnaissance est encore
réalisable mais elle peut être sujet à des erreurs
d’interprétation.
- Qualité mauvaise : l’outil d’analyse des images est
incapable de reconnaître le texte saisi. Il faut alors renoncer
à le transformer en texte, ou qualifier manuellement le document
(par exemple lui attribuer un titre, via une lecture par un œil
humain).
Ces niveaux de qualité peuvent être variables pour un même
processus. Par exemple, les courriers de réclamation envoyés par la
poste peuvent être rédigés à la main ou à l’aide d’un traitement de
texte. Dans le premier cas, la lecture du document sera beaucoup
plus difficile.
3. Réaliser la numérisation
Cette étape consiste à transformer le document papier en document
numérique en s’appuyant sur deux outils :
- Un scanner qui va convertir le papier en image numérique,
- L’OCR qui va interpréter les caractères typographiques de
l’image et les convertir en texte.
Dans le cas de documents de mauvaise qualité ou complexes pour
lesquels il n’est pas possible de réaliser d’OCR, on pourra faire
réaliser la saisie par une entreprise externe. La pratique de la
saisie à l’étranger à longtemps été une bonne opportunité, mais il
est préférable de doubler la saisie : on confie le
traitement à deux entreprises différentes, puis on compare les
documents réalisés. Ainsi, on met automatiquement en exergue les
erreurs d'interprétation. C’est de loin le moyen le plus fiable pour
les documents complexes, surtout s’il s’agit d’une réalisation non
répétitive.
Si le document à scanner a été préalablement conçu pour la
reconnaissance de caractères, on appliquera au préalable un code
barre qui sera aisément reconnu (c’est le cas des chèques, ou encore
des feuilles de frais dans certaines entreprises).
4. Procéder au contrôle
Le contrôle consiste à s’assurer que la reconnaissance de
caractère a donné de bons résultats. Pour la numérisation de texte,
la première étape consiste souvent à appliquer un correcteur
orthographique sur le fichier afin de détecter les fautes de
reconnaissance (confusion entre les caractères 8 et B, Z et 2, O et
0, L et I…). Dans un deuxième temps, on pourra comparer la cohérence
de certaines données d’identification (par exemples les numéros de
téléphone, les numéros RCS des entreprises, etc.)
5. Référencer le document.
Les documents reconnus en totalité ou partiellement doivent être
classés (par thèmes, clients, produits…) Il s’agit donc d’associer
les documents à des images. Le classement automatisé des fichiers
numérisés dans les bons dossiers numériques peut être réalisé de
deux manières :
- Archivage des fichiers dans des répertoires dédiés sur un
serveur partagé,
- Application dédiée : les documents scannés sont intégrés
dans une base de données.
Le niveau de suivi du processus de numérisation des documents est
directement lié à la quantité des documents à numériser et à la
qualité intrinsèque des informations brutes.
En tout état de cause, un projet de couplage GED avec une base de
données est un moyen efficace pour sécuriser l’information,
fluidifier les circuits administratifs et assurer un
partage plus efficace des données nécessaires pour l’entreprise.
|
