Facilitez la codification de vos clients et fournisseurs

16-03-2009 • Du marketing, en passant par le commercial, jusqu'au recouvrement ou aux litiges, les partenaires commerciaux doivent être identifiés par un code unique. C'est un enjeu majeur pour l'efficacité des entreprises.

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Les organisations qui disposent de bases de données clients, distributeurs ou fournisseurs utilisent une codification unique destinée à identifier chacun de leurs partenaires commerciaux (par exemple dans leur base CRM).

Les sociétés peuvent être identifiées par une codification officielle (en France, le numéro Siret). Cette codification nécessite une recherche systématique pour identifier le numéro Siret exacte de la société (siretisation). De plus, ce code sur 14 chiffres est difficile à mémoriser et complexe à transmettre sans risque d’erreur (par téléphone, par exemple). Enfin, ce numéro change dès que la société déménage : une difficulté supplémentaire pour la maintenance de vos données.

Le Siret : un usage limité

Ainsi, sans forcément rejeter la codification Siret officielle (utile pour réaliser des rapprochements, des enrichissements ou des déduplications), il n’en demeure pas moins nécessaire de créer sa propre codification interne. Ce numéro client permet une identification rapide de l'entité, de limiter les risques de confusion (homonymie par exemple) et facilite la recherche rapide des entités répertoriées dans vos bases de données.

Les différents services d'une société doivent utiliser la même codification : service commercial, marketing, facturation, recouvrement, litige… Le client est ainsi suivi tout au long de son parcours par l'ensemble des services.

Cependant, nombre d’organisations se lancent dans des codifications parfois difficiles à utiliser. Les principaux écueils sont les suivants :

• 8565853211565 : la codification est difficile à mémoriser.
• I1O03B2Z5S : les chiffres peuvent être visuellement confondus avec des lettres, et réciproquement.
• 80 10 60 12 : phonétiquement, ce code peut être confondu avec : 9072.
• 00000233 : certains utilisateurs (ou parfois certains programmes informatiques) risquent de supprimer un ou tous les premiers zéros du code et donc de générer des erreurs.

Proposer une codification simple et pratique pour votre organisation est un atout, que vos clients apprécient aussi : lorsqu'ils doivent s'identifier par téléphone, « l’ergonomie » du code peut être un atout non négligeable.

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 Méthode > 

• être générée automatiquement à chaque nouvelle création,
• être unique pour éviter tout risque de duplication perturbante,
• être intelligible par le client et l'organisation (c'est-à-dire mémorisable et phonétiquement et visuellement compréhensible)
• être d'un format standard (avoir toujours le même nombre de caractères).

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Formaliser une codification automatique et adaptée aux contraintes humaines et informatiques

Pour répondre à ces quatre objectifs, Datalgo, propose un système de codification qui répond à ces objectifs. Le code est composé de 3 lettres et 5 chiffres en trois segments :

• le segment des trois premiers caractères enregistre les 3 premières lettres du nom du client.
   
• le segment des 3 caractères suivants (4ème, 5ème, 6ème) sont des chiffres auto incrémentés : 001 sera suivi par 002, puis 003… Jusqu'à 999. Cette auto incrémentation est remise à 001 chaque nouvelle année ou pour tout nouveau segment de lettres.
   
• le dernier segment de 2 caractères (7ème et 8ème caractère) est composé des deux derniers chiffres de la date (09 pour l'année 2009).
   

Composition d'un code client par segments :

A titre d'exemple, voici un exemple de codes et de sociétés créées en fin de l'année 2008 et au début de l'année 2009 :

Dans cet exemple, les trois premiers codes ont été créés en 2008 et les quatre derniers en 2009. On observera que le deuxième segment auto incrémenté (trois chiffres) s’est remis à 001 dès que le premier segment fait uniquement de lettres est nouveau, ou lorsqu’il s’agit d’une nouvelle année.

Une codification comme celle-ci offre des milliers de combinaisons possibles tout en restant facile à lire et à mémoriser. Si l’on craint de créer des doublons, on peut faire passer le deuxième segment auto incrémenté sur quatre chiffres au lieu de trois. A contrario, il est peu recommandé de descendre ce segment en dessous de trois chiffres. En effet, il existe beaucoup de raisons sociales qui commencent par le mot « groupe », ce qui génère invariablement un code débutant par « GRO ».

Notons que dans cet exemple, nous avons encore renforcé la lisibilité du code en ménageant un espace entre les segments. La plupart des outils proposent ce genre d'affichage, même si « informatiquement » le code est enregistré sans les espaces (CAR00209 se visualise ou s'imprime comme ceci : CAR 002 09).

Enfin, les outils de gestion pourront proposer un verrouillage des modes de saisie : ainsi, il sera impossible de saisir des chiffres dans le premier segment, et uniquement des nombres dans les cinq derniers caractères.

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