Constat >
|
|
 |
Normalisation
des adresses
postales |
|
149€ |
|
 |
|
|
Récemment, une entreprise a fait les frais d'une
indélicatesse de la part d'un vendeur. Ce dernier avait négocié son
arrivée chez un concurrent. Quelques semaines plus tard,
l'entreprise constatait la désaffection de plusieurs de ses clients
partis vers son principal concurrent. L'un de ces clients fidèles
alerta l'entreprise abusée et lui signifia qu'il recevait une offre
alléchante et très bien ciblée de la part de la concurrence. Le
commercial était parti avec une copie de l'ensemble de la base
clients de son précédent employeur. Cette aventure malheureusement
assez fréquente démontre combien il est important de sécuriser
les données informatiques, et tout particulièrement des bases de
données commerciales.
Ce genre d'abus décrédibilise l'entreprise et altère la
performance de ses résultats commerciaux. De plus, en laissant
les données d'un fichier client en accès libre, on se met en porte à
faux avec la loi "Informatique et Libertés" qui impose un cadre
sécuritaire à la gestion de données personnelles. Un fichier de
contacts clients subtilisé et utilisé à mauvais escient peut donc
donner lieu à une sanction pénale... pour l'entreprise qui n'a
pas protégé ses données.
|
Méthode >
|
|
|
| Structuration |
Mises à jour
groupées
de données |
Mettez de l'ordre
dans vos données |
|
à partir de |
|
79€ |
|
|
|
|
Quatre leviers sont à mettre en place pour limiter
l'usage frauduleux de données confidentielles
-
Sensibiliser les salariés
-
Limiter les accès aux données sensibles
-
Contrôler les extractions de données
-
Piéger les fichiers
Sensibiliser les salariés
La majeure partie des cas de piratage d'information
proviennent de l'intérieur même des entreprises. En mars
dernier, lors des élections présidentielles françaises ce fut par
exemple un collaborateur d'un groupe politique qui diffusa un
fichier d'élus.
Il s'agit le plus souvent de salariés indélicats en mal
de reconnaissance ou ne se rendant pas compte de l'étendue de leurs
actes. De fait, la première action à réaliser est une
sensibilisation des collaborateurs de l'entreprise. Plusieurs
actions peuvent être menées, en particulier par la Direction des
ressources humaines : notification particulière dans le contrat
d'embauche du salarié, rédaction et communication sur une
charte d'usage des données de l'entreprise, message préventif
sur les outils de consultation. Ce dernier point est
particulièrement efficace : avant d'autoriser la connexion à une
base de données sensible l'outil afficher un message préventif que
l'usager devra valider. Par exemple :
| |
Attention, vous accédez aux données confidentielles de
l'entreprise. Ces informations sont strictement limitées à un
usage interne et ne doivent être d'aucune sorte communiquées à
des tiers extérieurs. Le salarié qui ferait un usage
frauduleux de ces données s'exposerait à des poursuites
judiciaires.
|
|
| |
Lu et approuvé
|
Limiter les accès aux données sensibles
Les bases de données disposent de groupes d'accès
permettant de réguler différents niveaux d'usage d'une base de
données. La
confidentialité n'est pas un frein au partage de l'information.
Par exemple, les groupes de personnes habilitées peuvent être
affectés restrictivement à certaines tâches : recherche,
consultation, modification, impression, extraction, sauvegarde, etc.
Dans ce cadre, la Direction des ressources humaines devra s'assurer
d'un processus efficient d'invalidation des accès au moment du
départ des salariés.
Contrôler les extractions de données
L'extraction des données peut porter préjudice lorsqu'elle est
utilisée à des fins détournées. Cependant, cette opération est
nécessaire pour réaliser des opérations marketing. Là encore, les
droits d'accès des bases de données doivent être contrôlés. Une
surveillance des connexions et extractions peut aussi être mise en
place sur certains outils : dans ce cas, il est possible d'obtenir
une traçabilité des opérations réalisées sur la base de données.
Mais cela ne suffit pas. En effet, lorsqu'une opération de marketing
direct est envisagée, il arrive qu'un circuit de validation interne
exige la circulation d'un fichier au format Excel avant routage
définitif du mailing. Dans ce cas, le fichier se "ballade" de postes
en postes et fragilise la sécurité des données. Il est recommandé
qu'une seule personne soit en charge de l'extraction des données.
Si le fichier doit transiter par Excel pour validation, il est
possible d'en dissimuler certaines colonnes (adresse,
téléphone, email...) lors du circuit de validation interne.
Piéger les fichiers
Afin de surveiller l'utilisation des fichiers de données, que ce
soit en interne, avec des partenaires ou avec des clients, vous
pouvez créer des adresses postales et emails piégées dans vos
fichiers. Il est recommandé dans ce cas de fabriquer de faux noms de
sociétés et de contacts enregistrés à votre adresse personnelle.
Pour renforcer la discrétion, vous pouvez ainsi mettre le nom de
jeune fille de votre femme, ou le nom de femme mariée de votre fille
ou glisser une faute d'orthographe volontaire dans votre patronyme.
Dans tous les cas, faites précéder votre adresse d'un nom de marque
ou de société connu. Il est par contre déconseillé de réaliser des
fautes volontaires sur les adresses, car elles peuvent être
vérifiées et corrigées par des procédures de restructuration
automatisées (RNVP),
sans compter qu'elles perturbent la distribution du courrier. De
même, n'hésitez pas à créer de fausses adresses emails qui seront
automatiquement renvoyées vers votre adresse réelle.
|
