La mauvaise gestion des NPAI entraîne des coûts supplémentaires,
surtout associés à des frais d’impression et d’expédition. Comment
réduire les erreurs d’adressage sans pour autant supprimer les « faux » NPAI ? En qualifiant mieux vos NPAI, c’est-à-dire en
facilitant le travail des acteurs au service de l’expédition, à
savoir : les services courriers en entreprise, les gardiens
d’immeuble ou les postiers.
 |
Normalisation
des adresses
postales |
|
149€ |
|
 |
|
|
Comment se passe un retour courrier ? Souvent, le dernier
intermédiaire en contact avec le destinataire absent tamponne la
lettre ou griffonne les quatre lettres « NPAI » sur l’enveloppe et
retourne le courrier par l’intermédiaire de La Poste. De fait,
l’expéditeur reçoit une information peu précise sur les raisons du
NPAI.
Pour favoriser une qualification des NPAI, il faut :
- Faciliter la qualification des NPAI directement sur les enveloppes,
- Permettre l’enregistrement du NPAI dans la base de données.
Faciliter la qualification des NPAI sur les enveloppes
Utilisez les zones libres laissées à la disposition des
expéditeurs par La Poste.
En résumé, il existe deux zones intéressantes :
- Sur le recto : utiliser la zone supérieure gauche de
l’enveloppe.
- Sur le verso : utiliser toute la surface, à l’exception des
coins supérieur droit et inférieur gauche (pour les envois
internationaux, une bande de 2 cm doit également être laissée
vierge en bas du verso).
Zones libre au recto de l'enveloppe :
|
ZONE LIBRE |
|
|
|
Nom
Voie 1
Voie 2
Code postal et ville
|
|
Zone libre au verso de l'enveloppe :
Sur ces zones, vous pouvez placer un logo, un message
publicitaire, ou encore – et c’est le cas qui nous intéresse – des
mentions destinées à qualifier les NPAI.
Ainsi, sur le recto, il est conseillé d’afficher en haut à gauche les
motifs de non distribution à l’aide de cases à cocher.
Pour les particuliers :
- Parti sans laisser d’adresse
- Décédé
- N’habite pas à l’adresse indiquée
- Nouvelle adresse au verso
Pour les professionnels :
- A quitté l’entreprise
- Décédé
- L’entreprise n’est pas à l’adresse indiquée
- Liquidation de l’entreprise
- Nouvelle adresse au verso
Dans ce cas, vous laissez sur le verso quelques lignes en dessous
d’une mention : « nouvelle adresse ».
De cette manière les acteurs (gardien, facteur, service courrier…)
en charge de la dernière étape de distribution du courrier pourront
vous aider à qualifier vos NPAI.
Exemple d'enveloppe avec une zone de qualification
structurée (recto) :
|
□ Parti sans laisser d'adresse
□ Décédé
□ N'habite pas à l'adresse indiquée
□ Nouvelle adresse au verso
|
|
MADAME JEANNE MARTIN
RESIDENCE VINCI
34 BIS RUE DU PARC
83210 SOLLIES VILLE
|
|
Exemple d'enveloppe avec une zone de qualification par libre
saisie (verso) :
|
Nouvelle adresse :
__________________________
__________________________
__________________________
|
Permettre l’enregistrement du NPAI dans la base de données
Il s’agit de notifier dans vos fichiers de contacts les éléments
retournés sur les courriers non distribués. Il est fortement déconseillé de supprimer les contacts NPAI. Souvent, il
existe un champ NPAI sous la forme d’une case à cocher
« oui / non ». Mais il est conseillé de transformer cette valeur
alternative en un champ à choix multiples. Pour cela, il est
pratique d’attribuer un code de 0 à 9, comme dans l’exemple suivant
:
0 – Distribution normale (valeur par défaut),
1 – NPAI (premier retour non qualifié)
2 – NPAI (deuxième retour non qualifié)
3 – NPAI (troisième retour non qualifié)
4 – Non réclamé (pour les recommandés)
5 – Parti sans laisser d’adresse
6 – A quitté l’entreprise
7 – L’entreprise n’est pas à l’adresse indiquée
8 – Liquidation de l’entreprise
9 – Décédé
Les codes 1 à 3 permettent de valider le NPAI lorsque celui-ci
n’est pas qualifié. En effet, certaines entreprises préfèrent
renouveler une ou deux fois leurs envois auprès d’un destinataire
important avant d’abandonner toute opération de marketing direct. C’est somme
toute assez logique puisque un NPAI précise seulement qu’une adresse
est invalide à un moment « t ».
Dans l’exemple ci-dessus, le code 4 correspond aux envois en
recommandé (AR ou LRAR) qui n’auraient pas été réclamés au bureau de
poste. En cas d’absence au moment de sa présentation, le courrier
recommandé est mis en instance et conservé durant le délai
réglementaire de 15 jours. Passé ce délai, il est retourné à
l'expéditeur.
On pourra également recommander d’associer au champ NPAI une date
de mise à jour de ce champ. Ainsi, il sera possible de savoir à
quelle date a été notifié les causes de la non distribution d’un
courrier.
En plus d’un renforcement de la qualité des données et d’une
réduction des coûts, ce type de procédure, associé à une évolution
du système d’information prémunit la société contre le déficit
d’image auprès de ses clients : quand une famille reçoit un courrier
personnalisé destiné à une personne décédée depuis plusieurs mois,
l’impact en termes d’image est toujours négatif pour l’expéditeur
indélicat.
o o o
Flash Datalgo : Une mauvaise gestion des retours de courriers invalides (NPAI) peut coûter très cher 15-11-2011
L'envoi de mailings sur supports électronique ou papier génère des retours de courriers non distribués dont le coût peut se chiffrer à plusieurs milliers d’euros si l’on ne met pas en place des mesures de gestion des
NPAI.
Maîtrisez
les changements d’adresses dans vos fichiers 15-01-2007
Chaque année, 3% des entreprises et 12% des Français
déménagent entrainant des difficultés de mise à jour des fichiers
clients. Pistez automatiquement les changements d’adresses pour
améliorer le rendement de vos contacts clients.
En un an, vos NPAI vous auront coûté le prix d'un mailing ! 15-02-2006
Les courriers ou colis retournés pour cause d'une mauvaise adresse font perdre chaque année à l'expéditeur l'équivalent d'une campagne de marketing direct. Datalgo vous présente plusieurs solutions pour réduire les coûts des NPAI.
|
