Maîtrisez les changements d’adresses dans vos fichiers

15-01-2007 • Chaque année, 3% des entreprises et 12% des Français déménagent entrainant des difficultés de mise à jour des fichiers clients. Pistez automatiquement les changements d’adresses pour améliorer le rendement de vos contacts clients.

 Constat > 

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En 2006, 3 millions de foyers ont déménagé tandis que 165 000 établissements ont pris la décision de changer d’adresse (entreprises, professions libérales ou artisans). En l’espace de douze mois, sur 1000 particuliers, 70 ont une adresse erronée suite à un changement de coordonnées.

Ces changements d’adresse représentent selon La Poste un coup estimé à 3 milliards d’euros par an pour l’ensemble des entreprises ou organismes amenés à envoyer des courriers ou à appeler au téléphone leurs correspondants.

Pour les entreprises qui gèrent d’importants fichiers clients, le coût de gestion des NPAI (N’habite Pas à l’Adresse Indiquée) est important :

• un courrier non abouti coûte environ 1 euro (fabrication et affranchissement),
   
• la gestion du NPAI entraîne généralement un surcoût de 80 centimes d’euros qui s’ajoute donc au 1 euro d’expédition,
   
• les courriers non distribués limitent le nombre d’envois et diminuent ainsi la performance des campagnes commerciales, entrainant des pertes de revenus,
   
• la gestion du recouvrement est altérée : les sociétés ne peuvent facturer les clients à une adresse erronée, leur trésorerie est donc dégradée.

 Objectif > 

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Comment détecter les adresses erronées dans un fichier de particulier ?

La solution la plus couramment utilisée consiste à croiser votre fichier avec celui de La Poste. En effet, 80% des particuliers demandent à leur établissement postal de faire suivre leur courrier à leur nouvelle adresse. Cette opération est réalisée pendant les 6 premiers mois suivant le déménagement. La Poste tient donc à jour un fichier appelé Estocade ® qui enregistre toutes les adresses modifiées sur la période de 7 à 36 mois suivant le déménagement. En croisant ce fichier avec votre propre base de données, on détecte automatiquement les adresses erronées.

Normalisation des adresses postales 149€

Comment mettre à jour les adresses obsolètes de particuliers ?

Pour réaliser cette opération, on réalise une prestation de type Charade® avec le référentiel de La Poste. Ce traitement remplace les mauvaises adresses par les nouvelles adresses des particuliers entre 0 et 36 mois après leur déménagement. La solution Charade ® rassemble 2,5 millions de foyers, soit 5 millions d’adresses. Ce fichier recense en tout et pour tout 15 millions d’adresses mises à jour depuis les 36 derniers mois.

Comment détecter et mettre à jour les adresses d’entreprise ?

Deux solutions sont généralement utilisées. L’une consiste à faire appel à une variante du fichier de La Poste qui s’appelle Charade Entreprises®. Par croisement avec sa propre base de données, ce fichier détecte et enrichit les coordonnées des sociétés. L’autre solution consiste à siretiser et enrichir en adresses sa base de données avec l’aide du Registre National du Commerce et des Sociétés (RNCS), appelé aussi fichier Sirene ®. Cette opération a pour grand avantage d’attribuer un identifiant unique (le Siret) à chaque société, facilitant ainsi plusieurs opérations :

• mises à jour ultérieure rapide des adresses et téléphones,
   
• ajout d’informations qualitatives (code sectoriel NAF, chiffre d’affaires, effectifs, date de création, solvabilité, etc.),
   
• situation juridique permettant de détecter les sociétés en liquidation, en redressement ou fusionnées,
   
• détection des doublons de sociétés,
   
• croisement de la base de données avec d’autres fichiers siretisés internes ou externes.
   

Quelle méthode pour détecter les adresses périmées ou retrouver les nouvelles adresses des particuliers et des entreprises ?

Pour réaliser une détection des NPAI ou remplacer les adresses erronées, on suit habituellement la procédure suivante :

1. Vous envoyez à un prestataire une extraction de votre fichier avec les coordonnées les plus complètes possibles (société, enseigne, civilité, prénom, nom, adresses, code postal, ville, téléphone, télécopie…) Ce fichier comporte en plus un champ avec un identifiant (un numéro ou une référence utilisée dans votre progiciel pour chaque ligne du fichier).
    
2. Après réception de votre fichier, le prestataire réalise une opération préalable appelée RNVP. Ce traitement consiste à restructurer et normaliser vos adresses afin de les rapprocher aisément du fichier référentiel.
    
3. Le prestataire croise votre fichier avec le fichier référentiel (Charade® ou Sirene®) et détecte les données erronées ou à mettre à jour.
    
4. Votre fichier enrichi vous est restitué pour insertion dans votre base de données.

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