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Transformer sa base de données pour faciliter sa gestion de
contacts
15-05-2006 • Prévoir ou améliorer la structure de son outil de
gestion de données permet d'optimiser son contenu tout en réduisant
les coûts de routage.
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Constat >
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Dans l'histoire d'une entreprise ou d'une association, l'origine du
fichier des contacts est souvent la même : dans les premiers mois
d'activité, le fichier est administré sur un tableur (Excel par
exemple). Lorsque celui-ci ne répond plus aux besoins opérationnels
de l'organisation, on le remplace par un système de gestion de base
de données (SGBD). Dans certains cas, on fait appel à un logiciel
dédié pour ce besoin (progiciel), dans d'autres, on utilise une
application permettant de développer et de personnaliser sa base de
données : FoxPro, Access, Dbase, FileMaker, 4D, MySQL, etc...
Pourquoi définir des champs avant de construire sa base de données ?
Un outil de gestion de données se conçoit en amont, devant une
feuille de papier, plutôt que devant un ordinateur ! Ce
processus
qualité, est à l'image d’un édifice : l’architecture d’un outil
de gestion de données se dessine avant la pose de la première
pierre. Au cours de cette étape décisive, on y précise les
objectifs, les fonctionnalités, ce que l'on souhaite obtenir, etc.
C'est à ce moment que l'on définit la liste précise des champs avec
leurs propriétés. Chaque champ enregistre un type d’information
répété sur chaque fiche. La définition des champs correspond aux
fondations de l'édifice. On ne peut facilement ajouter de nouveaux
champs s'ils n'ont pas été prévus sur plan au départ.
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Dédoublonnage
ou
déduplication |
| Forfait tout compris |
| -20%
à partir de |
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713€ 570€
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Quels sont les cinq impacts majeurs d'une mauvaise définition
préalable des champs ?
- La recherche ou le tri des données sont rendus
périlleux, ce qui souvent occasionne la création de doublons,
- L'affichage des informations est confus et génère des
erreurs d'interprétation,
- Les tarifs postaux les plus avantageux ne peuvent
s'appliquer qu'à condition d'avoir des adresses normalisées,
- L'analyse et la segmentation des informations n'est pas
fiable. Comment, par exemple, sélectionner les données d'un
département si le code postal n'est pas saisi correctement ?
- Les utilisateurs sont démotivés par l'outil et les
données qui ne répondent plus à leurs attentes.
Les erreurs les plus fréquentes dans la construction de la base
de données
- Identifiant : lorsqu'il n'existe pas un numéro ou un
code unique pour identifier chaque contact, la gestion de la base
de données risque fort de trouver ses limites dès que le volume
prend de l'importance ou lorsque des
doublons viennent polluer le contenu.
- Les noms et prénoms : ils sont confondus dans le même
champ. Dans ce cas, il est pratiquement impossible de réaliser un
tri par ordre alphabétique.
- Les sociétés : leurs raisons sociales ou enseignes sont
mélangées avec les noms et prénoms des contacts, ce qui rend les
sélections et tris quasi-impossibles.
- La civilité : elle n'est pas déterminée ou isolée ;
cela rend difficile la rédaction de courriers personnalisés.
- Les adresses : elle ne sont pas normalisées,
c'est-à-dire qu'elles sont la plupart du temps trop longues et ne
sont pas acceptées aux tarifs les plus avantageux par les services
postaux.
- Les codes postaux : souvent, lorsqu'ils sont récupérés
depuis une feuille Excel au format numérique, ils sont abrégés ce
qui les rend inopérants (le code "02100" pour Saint Quentin
devient "2100", et le "06400" pour Cannes se transforme en "6400").
- Les villes et pays : mélangés au sein d'un même champ,
ils ne permettent pas un routage correct du courrier à
destination de l'étranger. Lorsque les pays ne sont pas
normalisés, ils peuvent empêcher une bonne sélection (par exemple,
ce même pays peut connaître plusieurs libellés : United Kingdom,
UK, Royaume Uni, Angleterre, Grande Bretagne).
- Les téléphones : les numéros de portable, de télécopie et
de fixe sont mélangés, rendant ainsi plus difficile l’usage, le
croisement, l'enrichissement ou la déduplication de données.
- Les fonctions : dans une entreprise, le titre précis
d'une fonction peut être libellé de multiples manières alors qu'il
s'agit souvent d'une même fonction. Ainsi, le directeur financier
pourra avoir plusieurs appellations : DAF, Directeur Financier, Dir
Adm et Finances, CFO, Directeur Financier Europe, Chief Financial
Officer, etc.
- Les emails : si leur saisie n'est pas contrôlée, on
risque de rencontrer des emails impossibles à utiliser (par
exemple, les accents sur les lettres empêchent le routage correct
des courriels).
- Les retours : l'enregistrement des retours (ou
NPAI,
pour N'habite Pas à l'Adresse Indiquée) ne sont pas prévus.
- La loi informatique et libertés : rien n'est prévu pour
se mettre en conformité avec la loi protégeant les individus sur
l'enregistrement de leurs données personnelles. Or, en France,
toute base de données qui enregistre des données personnelles,
quels que soient sa taille et son usage, doit se plier à la
loi Informatique
et Libertés.
De telles erreurs peuvent non seulement perturber la bonne
distribution du courrier, mais en plus générer des doublons et des
erreurs de traitements préjudiciables.
En prévoyant à l'avance les champs nécessaires pour votre base, vous
vous épargnez un avenir douloureux : restructurations,
enrichissements, corrections, normalisations...
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Objectif >
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Définir la nature et les propriétés des champs de saisie dans
une base de données |
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Méthode >
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Normalisation
des adresses
postales |
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149€ |
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Datalgo présente ici une solution "minimale", c'est-à-dire les
champs absolument nécessaires pour une bonne gestion d'adresses et
de contacts. Il est certain qu'en fonction des besoins et du volume
de données, des paramètres supplémentaires devront être prévus.
En France, La Poste impose 6 règles d'or pour la rédaction des
adresses et donc le bon routage du courrier :
1ère règle : des informations ordonnées du nominatif (nom et/ou
raison sociale) jusqu'à la localité (ville) du destinataire.
2ème règle : 6 lignes maximum. Les lignes blanches sont à
supprimer.
3ème règle : chaque ligne comporte 38 caractères ou espaces
maximum, un espace doit figurer entre chaque mot.
4ème règle : aucun signe de ponctuation, de souligné, d’italique à
partir de la ligne 4 « numéro et libellé de voie ».
5ème règle : la dernière ligne est toujours en majuscules (les
trois dernières fortement conseillées).
6ème règle : le pavé adresse est aligné à gauche.
A partir des points énoncés par les services postaux ci-dessus,
voici les 19 champs incontournables pour votre base de données :
| Champ |
Exemple |
Description |
| Identifiant |
13432 |
A chaque nouvel
enregistrement, un numéro supplémentaire est créé
automatiquement. Il permet d'enregistrer et de retrouver un
contact avec plus de certitude, et surtout, il est
indispensable pour les futurs traitements qui pourraient
être réalisés : enrichissement, dédoublonnage, gestion des
retours courrier, etc. |
| Société |
Mag Presse SA |
Prévoyez un champ
avec suffisamment de caractères pour les raisons sociales
(elles peuvent aller jusqu'à 100 caractères, mais 38
caractères est une norme acceptable). Vous pouvez prévoir
aussi un autre champ facultatif pour le sigle ou l'enseigne. |
| Civilité
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Mme |
Normalisez la
saisie à partir d'une table de référence : "M.", "Mme",
"Mlle" est un minimum. |
| Prénom |
Frédérique |
Il est préférable
de rendre ce champ obligatoire, mais ce n'est pas toujours
possible. |
| Nom |
Marchand |
Donnez-vous une
règle de saisie pour les patronymes avec particule afin
d'éviter des affichages différents : "De Marnes" ou "de
Marnes" ou "Marnes (de)". Lorsque la particule est en fin de
mot, le tri par ordre alphabétique est plus pratique. Si
possible, rendez ce champ obligatoire. |
| Fonction |
Directeur général |
Il est recommandé
de normaliser les fonctions à partir d'une table précodifiée.
Cela facilite le ciblage et l'extraction de données par
fonctions (cf. supra). On pourra éventuellement prévoir un
champ facultatif pour l'enregistrement de la fonction
officielle (celle affichée sur la carte de visite du
contact). |
| Adresse 1 |
Bâtiment 21 |
Généralement, on
enregistre le numéro de boîte aux lettres ou d’appartement,
l'escalier, l'étage lorsqu'il s'agit d'un particulier ; et
l'entrée, la tour, l'immeuble, le bâtiment, la résidence, la
zone industrielle lorsqu'il s'agit d'une société... On
attribue un format rigoureux pour l'ensemble des champs
d'adressage : saisie de préférence en majuscule sans accent,
sans ponctuation, pas de lignes dépassant 38 caractères. |
| Adresse 2 |
3 rue Lacan |
Cette ligne
enregistre généralement le numéro de voie, le type (rue,
avenue...) et le nom de la voie (elle a le même format que
l'adresse 1) |
| Adresse 3 |
BP 12 |
Mention de
distribution (BP, poste restante) suivie du libellé de la
localité de destination dans le cas où celle-ci serait
différente du libellé cedex. |
| Code postal |
92800 |
Il ne doit jamais
être enregistré au format numérique, mais bien au format
texte (cf. supra). En France il est toujours sur 5
caractères. Il est essentiel pour
segmenter géographiquement votre fichier et réaliser un
routage à tarif préférentiel. |
| Ville |
PUTEAUX |
Elle ne doit pas
dépasser les 32 caractères et doit toujours être saisie en majuscule
sans accent. On lui adjoint parfois un code cedex et
libelle cedex. |
| Pays |
FRANCE |
On pourra par
défaut mettre "FRANCE". Quelque soit le pays, il est
important de l'enregistrer en majuscule. Si possible, on
fera appel à une table de référence avec une liste de pays
normalisés. |
| Téléphone fixe |
01 47 89 34 12 |
Enregistrez la
numérotation au format texte (le format numérique risque de
faire disparaître le préfixe zéro, ou pire, de transposer
les numéros en chiffres exponentiels !) |
| Télécopie |
01 47 89 34 10 |
Idem |
| Téléphone mobile |
06 20 99 66 12 |
Idem |
| Email |
frederiquem@free.fr |
Si possible,
ajoutez un contrôle au moment de la saisie pour supprimer
les caractères diacritiques ("ç", "é", "ï", etc) et imposer
la présence d'un arobase. |
| Retour erroné |
Non |
Une case à cocher
(Oui/Non) peut suffire dans un premier temps pour
enregistrer les
NPAI
(N'habitude Plus à l'Adresse Indiquée). Elle permet de
savoir que les coordonnées d'un contact sont erronées. |
| Permission |
Oui |
Une case à cocher
permet de se mettre en conformité avec la loi Informatique
et Libertés. Si la case est cochée "Non", vous pouvez
conserver ce contact, mais vous ne devez plus le solliciter
par email ou courrier. |
| Date de MAJ |
02/11/2005 |
Enregistrement de
la date de
mise à jour au format "date". Ce champ devra
s'actualiser automatiquement dès qu'une modification sera
réalisée sur la fiche du contact. Il est essentiel pour
gérer la qualité de vos contenus. |
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En respectant cette solution minimum, vous facilitez la
gestion de
vos fichiers. En outre, pour des envois en nombre, vous bénéficiez
de tarifs postaux préférentiels.
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Solutions
Datalgo >
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Faites réaliser la normalisation et l'enrichissement de votre
base de données
Datalgo propose une multitude de solutions pour préparer son fichier
afin de rendre son contenu optimal dans une
base de données :
Consultez-nous pour vos demandes plus
précises ou complexes.
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Tous droits réservés
Le contenu de cette lettre d'information
ne saurait engager la responsabilité de Datalgo.
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