En un an, vos NPAI vous auront coûté le prix d'un mailing !

15-02-2006 • Les courriers ou colis retournés pour cause d'une mauvaise adresse font perdre chaque année à l'expéditeur l'équivalent d'une campagne de marketing direct. Datalgo vous présente plusieurs solutions pour réduire les coûts des NPAI.

 Constat > 

Le coût de gestion des NPAI est ventilé sur deux postes principaux :

1. La logistique

Vous devez réaliser sur votre base de données un "topage" du contact retourné et retrouver les nouvelles coordonnées de cette personne. C'est souvent une tâche chronophage.

2. L'impression et le routage

Chaque courrier retourné est une édition perdue : vous avez fait imprimer un document que vous devrez jeter et vous aurez perdu le coût d'affranchissement.

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Il résulte des campagnes marketing sensiblement moins rentables et des contacts peut-être importants qui n'auront pas reçus votre message. Sans compter une dégradation de l'image de votre organisation (en particulier lorsqu'une famille ou une société reçoit un courrier adressé à une personne décédée).

Pourquoi les NPAI sont des centres de coût exponentiels ?

Chaque année 5,6 millions de Français déménagent. Sur la base de ce chiffre, imaginons une société qui envoie un mailing mensuel à ses 5 000 contacts. Ainsi, chaque mois, le nombre de retours augmentera de 0,78%. En définitive, le cumul des NPAI en fin d'année verra s'ajouter pas moins de 4 810 courriers envoyés en pure perte. C'est un peu moins que le nombre de contacts dans la base et un peu plus que le nombre d'envois aboutis en fin d'année.

En somme, c'est comme si vous aviez payé un "treizième" mailing dont toutes les enveloppes auraient fini dans votre poubelle !

Le coût d'émission et de traitement d'un retour est évalué à 1 euro par courrier. On imagine vite la perte nette due aux NPAI, mais l'on peut aussi chiffrer le manque à gagner résultant des courriers non aboutis et donc du nombre d'affaires manquées.

 Objectif > 

 Méthode > 

• Prévenir
• Signaler
• Corriger

Prévenir les NPAI

Enregistrer pour chaque contact la date de mise à jour de l'adresse. Le cas échéant, cette date devra également être rafraîchie si le contact se manifeste auprès de l'expéditeur, par exemple à l'occasion d'une commande. Vos sélections futures pourront écarter vos contacts trop anciens.

Mettre votre adresse d'expéditeur sur l'enveloppe : c'est la condition essentielle pour que les services de La Poste puissent vous retourner le courrier non distribué. La Poste recommande de placer vos coordonnées dans la zone supérieure gauche de l'enveloppe.

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Signaler les NPAI

Il s'agit de pouvoir identifier rapidement dans une base de données les contacts NPAI.

On recommandera d'imprimer un identifiant du contact sur l'enveloppe afin de pouvoir retrouver et "toper" plus rapidement les NPAI dans votre base. Cet identifiant est le plus souvent le numéro de votre contact dans votre base de données (ce numéro peut être suivi d'un code mailing permettant d'identifier le thème de votre courrier et le fichier utilisé). Vous pourrez imprimer ce numéro en l'alignant à gauche au-dessus de l’adresse, à la condition de le séparer de celle-ci par une ligne vierge. Lors du dépouillement des courriers de retour, il suffira de rechercher dans votre base de données le numéro du contact, ce qui est souvent plus rapide et plus sûr que de rechercher par son nom et prénom.

Exemple d'adressage avec un identifiant :

Pour augmenter encore la rapidité de saisie des NPAI, vous pouvez imprimer un code à barres (toujours au-dessus de l'adresse). La Poste recommande d'utiliser si possible le code 128 (Norme NF EN 799). Si vous êtes équipé d'une "douchette" et d'un logiciel adéquat, vous pourrez scanner très rapidement les NPAI. Le temps de notification des NPAI peut facilement être divisé par 10 !

Autre solution : faites externaliser la gestion des NPAI. La Poste propose le service Alliage pour les envois très importants : le courrier non distribué n'est pas retourné à l'expéditeur mais ce dernier reçoit à la place un fichier informatique des NPAI qu'il pourra intégrer dans son système d'information.

Corriger les données

Cette démarche consiste à enrichir votre fichier avec des données à jour, soit en faisant des recherches en interne, soit en le croisant avec des fichiers externes. Plusieurs solutions existent. Par exemple, le fichier Charade de La Poste identifie les anciennes adresses des personnes qui viennent de déménager et propose les nouvelles adresses correspondantes. De cette manière vous corrigez votre base de données avant vos envois. Le traitement Estocade permet, lui, d'identifier et de supprimer les adresses périmées de vos fichiers. Pour les sociétés, on peut utiliser les données des registres du commerce qui sont régulièrement mises à jour.

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