Si la nouvelle norme n° 48 de la CNIL permet effectivement de simplifier la télédéclaration, elle implique un nettoyage préalable de certaines informations obsolètes et une organisation rigoureuse de vos bases de données clients/prospects. Il s’agit là, à la fois d’une contrainte, mais également
d’une opportunité d’améliorer la qualité de vos fichiers en les purgeant des informations obsolètes. En effet, l’un des écueils les plus fréquents sur les bases de clients et de prospects est celui des
contacts qui se périment rapidement et restent malgré tout présents dans les bases de données.
PHASE A : Retirer les contacts obsolètes de ses fichiers
Les nouvelles dispositions de la CNIL distinguent les prospects des clients.
Clients : Durée de conservation des données clientes
« Les données à caractère personnel relatives aux clients ne peuvent être conservées au-delà de la durée strictement nécessaire à la gestion de la relation commerciale », précise la CNIL dans sa norme du 7 juin 2005. Cependant, ces informations peuvent être conservées si elles sont nécessaires à l’établissement de la preuve d’un droit ou d’un contrat. Dans ce cas, la conservation est limitée à une
durée de 10 ans.
La CNIL précise également les contours de ce qui peut être considéré comme un fichier de clients. Il s’agit des opérations concernant : les contrats, les commandes, les livraisons, les factures, la comptabilité (en particulier la gestion des comptes clients), la gestion d’un programme de fidélité (à l’exclusion des programmes communs à plusieurs sociétés).
Prospects : Durée de conservation des données prospects
L’article 6 du décret de la CNIL précise que « les données à caractère personnel relatives aux prospects ne peuvent être conservées que pour la durée pendant laquelle elles sont nécessaires à la réalisation des opérations de prospection ». La Commission « recommande » (mais ne semble pas encore « imposer ») que les données collectées auprès de prospects soient supprimées au maximum
un an après le dernier contact de leur part ou lorsqu’ils n’ont pas répondu à
deux sollicitations successives.
La Commission précise les opérations relatives à la prospection :
- Constitution et de gestion d’un fichier de prospects : ce qui inclut notamment les opérations techniques comme la
normalisation, l’enrichissement et la
déduplication.
- Sélection de clients pour réaliser des actions de prospection et de promotion.
- Cession, location ou échange du fichier de clients et de prospects.
- Élaboration de statistiques commerciales (suivi de portefeuille, tableaux de bord,
reporting, pipe, forecast, etc).
- Envoi de sollicitations (mailing, emailing, appels téléphoniques, télécopies,
SMS…)
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| Structuration |
Mises à jour
groupées
de données |
Mettez de l'ordre
dans vos données |
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à partir de |
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79€ |
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Implication sur vos bases de données
Le possesseur d’un fichier de clients et de prospects sera donc tenu d’effectuer un certain nombre d’opérations sur ses fichiers afin de retirer les informations nominatives qui n’ont pas lieu d’être conservées. Cela implique que la base de données enregistre pour chaque contact :
- La date de dernière mise en relation avec le
contact, et ceci, quelque soit le support (téléphone, courrier, etc) et le sens de la relation (appel entrant ou prise de contact par le gestionnaire de la base de donnée).
- La nature des réponses aux sollicitations afin de permettre la suppression des contacts n’ayant pas répondu deux fois successivement (par exemple, on devra pour chaque envoi de mailing préciser si le client à répondu).
- La date de saisie et de mise à jour de chaque contact.
PHASE B : Réaliser la télédéclaration en ligne
En pratique, les fichiers de clients et de prospects qui ne respectent pas le cadre fixé par la norme n° 48 évoquée – partiellement – ci-dessus, restent soumis à déclaration normale auprès de la CNIL. Tel est par exemple le cas des fichiers nécessitant la transmission de données en dehors de l’Union européenne ou de la gestion d’un programme de fidélisation commun à plusieurs sociétés.
Cinq minutes pour remplir sa déclaration
La télédéclaration pour la majeure partie des fichiers de clients et de prospects s’effectue donc directement, simplement et rapidement par le
site internet de la CNIL.
 Voir le
formulaire
de déclaration des fichiers de clients et de prospects sur le
site internet de la CNIL.
Après avoir rempli le formulaire (compter environ 5 minutes), vous verrez s’afficher sur votre écran le message de confirmation suivant :
« Votre déclaration a été prise en compte par la CNIL.
« Vous allez recevoir, à l'adresse e-mail mentionnée dans votre déclaration, un courriel récapitulant les informations enregistrées à la CNIL au titre de la présente déclaration.
« Vous recevrez sous quinzaine, par voie postale, un récépissé de déclaration attestant que vous avez effectué les formalités prévues par la loi Informatique et libertés. »
En savoir plus : texte complet de la Norme simplifiée n°48 accessible sur le site de la CNIL et publiée au
Journal officiel n° 149 du 28 juin
2005.
Flash Datalgo : Un
décret impose de nouvelles obligations contraignantes pour les fichiers
15-05-2007
Le décret du 25 mars 2007 qui précise certaines dispositions de la loi
« informatique et libertés » impose de nouvelles contraintes pour les
responsables des traitements informatiques de données à caractère personnel.
Les associations
sont désormais dispensées de déclaration à la CNIL 15-06-2006
La déclaration d'un fichier de membres ou donateurs d'une association ne fait
plus partie des formalités à mettre en œuvre auprès de la Commission Nationale
Informatique et Libertés.
La
CNIL recommande de nommer un correspondant informatique et libertés 15-12-2005
Annoncée depuis plusieurs mois, la publication du
décret d’application de la nouvelle loi Informatique et Libertés
recommande la nomination d’un correspondant informatique et libertés. Quels
sont les impacts pour votre société ou votre organisation ? Faut-il nommer
un correspondant ? Quelle est sa mission et quelles sont ses compétences ?
Courrier électronique,
le virage à 180° de la CNIL 15-03-2005
Après avoir interdit l’envoi d’emails sans
consentement préalable des personnes prospectées, la CNIL redessine la Loi
de Confiance en l’Économie Numérique (LCEN) et autorise sous certaines
conditions l’opt-out.
Quels sont les impacts
de la nouvelle loi « informatique et libertés » sur vos bases de
données ? 15-10-2004 (actualisé le 29-11-2004)
Depuis le 8 août 2004, la loi sur les fichiers
informatiques apporte de nouvelles contraintes mais offre d’intéressantes
opportunités pour se mettre en règle. Qui, quand, comment… tout savoir sur
les différentes typologies de données nécessitant une déclaration.
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