La mise en veilleuse de données
Plutôt que de supprimer un enregistrement dans la base de données, on signale de manière distinctive son obsolescence. Pour cela, il est fortement conseillé
d’ajouter un champ validation (« statut », « marqueur » ou « flag ») dans votre base sur 100% de vos données. Vous aurez intérêt à faire disparaître visuellement toutes les données qui ne sont pas actives afin de ne pas perturber l’utilisateur. Ainsi, plutôt que de supprimer réellement un enregistrement, désormais, vous utilisez ce marqueur pour signaler qu’une fiche est passée d’un statut
d’actif à un statut d’inactif.
Qualifier le statut
Afin de rendre encore plus intéressante l’utilisation des statuts sur votre base de données, imposez différents statuts pour le même champ. Ainsi, pour un fichier
commercial, vous pourrez proposer plusieurs statuts correspondants à un état de la société :
- Prospect : société à approcher commercialement
- Client : a commandé il y a moins de 3 ans
- Doublon : fiche en double
- NPAI : N’habite Plus à l’Adresse Indiquée
- Liquidation : société n’existant plus
- Fusion : société absorbée par une autre
Dans cet exemple, ces six statuts permettent à la fois de conduire la relation commerciale
(CRM) en distinguant les clients des prospects, mais aussi de qualifier les raisons de mise en veilleuse de certaines sociétés. Dans
la pratique, votre fichier ne rendra visible que les enregistrements de type 1 et 2 (prospects et clients).
Les autres seront simplement cachés.
La suppression contrôlée
Il s’agit de mettre en place une procédure périodique de suppression réelle des données indésirables. Pourquoi ? Pour éviter l’encombrement de votre disque dur avec des données dont l’obsolescence est devenue irréfutable. Dans l’exemple plus haut, il peut s’agir des « doublons », des « sociétés en liquidation » ou des « fusions de sociétés ». Ainsi, on peut se donner un délai de suppression dont la périodicité est à définir. A chaque échéance, il vous appartient de
supprimer les données dont le statut n’est plus d’actualité. Il est recommandé de réaliser une requête ou un tri sur vos données en vous appuyant sur votre champ « statut » et la
date de mise à jour de chaque
fiche. Ainsi, vous pouvez ne supprimer que des fiches
archivées depuis une période données (par exemple, ne supprimer les fiches qu’à partir du moment où elles sont en veille depuis plus d’un an).
De telles procédures consistant à mettre en réserve les
suppressions permet de répondre au problème fréquent de fusion de
deux organisations. C'est le cas de sociétés rachetées qui
doivent consolider leur fichier clients, ou d'organisations dont
certaines données sont mises en commun ou enrichies par des canaux
extérieurs : site web, appels téléphoniques entrants, etc. Ainsi,
une procédure de dédoublonnage sur les données archivées
permettra de corriger a posteriori vos informations.
Obligations légales
Dans un pays comme la France, la possibilité de suppression définitive des données est obligatoire. Ainsi, dans l’hexagone, l’exploitant d’une base enregistrant des données personnelles doit faire une
déclaration à la CNIL dans laquelle il précise la durée de conservation des données et s’engage à respecter l'article 16 de la loi du 6 janvier 1978 (modifiée le 6 août 2004) relative à
l'information, aux fichiers et aux libertés. Aujourd’hui, remplir une déclaration simplifiée est une opération qui prend à peine quelques minutes et peut se faire en ligne sur le site de la
CNIL.
La loi vous oblige à respecter pour chacun de vos contacts les
options de permission
marketing. C'est-à-dire, la volonté qu'à chaque contact d'accepter
ou de refuser la prospection par courrier électronique. Raison
de plus pour ne pas supprimer vos anciens contacts, même si ceux-ci
refusent d'être sollicités. S vous importiez un fichier avec de
nouveau les mêmes contacts, vous risqueriez d'enfreindre leur
volonté et la loi en renouvelant votre prospection par email. De
fait, en plaçant vos anciens contacts en archive, vous disposez
automatiquement d'un fichier repoussoir.
Par ailleurs, dans certains cas, la nouvelle loi LCEN
du 22 juin 2004 oblige le possesseur d'une base de données à conserver 10 ans minimum certains types d'informations.
|
