Réglementation LCEN du 21 décembre 2004 : comment éviter le pire pour vos fichiers d'emails ?

15-12-2004 • Au 21 décembre 2004, vous ne serez plus libre d’utiliser les emails de vos fichiers. Que faire pour se mettre en conformité avec la nouvelle loi française LCEN pour la confiance dans l’économie numérique ? Quelles sont les solutions pour limiter le nombre d’emails à rejeter de vos prospections ?

Suite à la décision de la CNIL du 17 février 2005, consultez l'actualisation de ce flash :
Courrier électronique, le virage à 180° de la CNIL.

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Que dit la partie la plus significative de cette loi ?

L’article 33-4-1 de la loi du 22 juin 2004 précise qu’est « interdite la prospection directe au moyen […] d’un courrier électronique utilisant, sous quelque forme que ce soit, les coordonnées d’une personne physique qui n’a pas exprimé son consentement préalable à recevoir des prospections directes par ce moyen. » Cette loi ne concerne donc pas tous les emails, mais seuls ceux qui identifient clairement une personne physique (par exemple : claire.chapou@yahoo.fr est concernée par cette loi, mais pas info@yahoo.fr).

Un peu plus loin, ce texte de loi précise ce qu’on peut appeler une « prospection directe ».

« Constitue une prospection directe l’envoi de tout message destiné à promouvoir, directement ou indirectement, des biens, des services ou l’image d’une personne vendant des biens ou fournissant des services ».

Néanmoins, selon cette loi, la prospection directe par courrier électronique est autorisée sous condition de remplir les trois conditions suivantes :

• « Si les coordonnées du destinataire ont été recueillies directement auprès de lui, dans le respect des dispositions de la loi [informatique et libertés], à l’occasion d’une vente ou d’une prestation de services. » Il n’est donc plus possible de louer un fichier extérieur nominatif.
  
  
• « Si la prospection directe concerne des produits ou services analogues fournis par la même personne physique ou morale. »
  
  
• « Si le destinataire se voit offrir, de manière expresse et dénuée d’ambiguïté, la possibilité de s’opposer, sans frais, hormis ceux liés à la transmission du refus, et de manière simple, à l’utilisation de ses coordonnées lorsque celles-ci sont recueillies et chaque fois qu’un courrier électronique de prospection lui est adressé. » En d’autres termes, et comme le précise la loi Informatique et libertés, l’internaute doit pouvoir sur chaque courriel de prospection demander à être radié des envois promotionnels (via un lien ou une adresse email de désabonnement).

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Les avantages et inconvénient de cette loi

Les avantages : la LCEN est destinée à limiter le nombre d’emails promotionnels dans les boites aux lettres électroniques. Cette loi devrait donc limiter le spam ou pourriel.

Les inconvénients : cette loi réduit les possibilités de prospection commerciale, « les offres promotionnelles, telles que les rabais, les primes ou les cadeaux, ainsi que les concours ou les jeux promotionnels, adressés par courrier électronique ». En terme technique de « permission marketing », cette loi impose l’opt-in (accord préalable de l’internaute) au détriment de l’opt-out (désabonnement a posteriori). Si vous avez déjà un fichier d’emails concerné par cette loi, vous pouvez perdre selon diverses estimations, entre 35% et 85% de contacts !

Les lacunes et zones d’ombres

Un certain flou vient encadrer cette loi concernant l’identification des personnes physiques. En, effet, il est parfois difficile de savoir si l’email permet d’identifier une personne physique, comme l’exige la loi « informatique et liberté » et la LCEN. Voici différents exemples de courriels :

Cette loi destinée à l’origine à protéger les internautes du spam risque de n’avoir aucun effet sur les envois réalisés depuis d’autres nations. En fait, près de 90% des spams sont originaires d’autres pays (en particulier les États-Unis) qui n’ont pas les mêmes lois protectrices ou parfois n’ont aucune loi particulière sur le sujet.

Cette loi jette un voile sombre sur la prospection B-to-B (d’entreprise à entreprise) et en particulier risque d’affecter les PME françaises. Les commerciaux devront faire preuve de tact avant d’envoyer un email à leur client. En effet, lorsqu’ils récupèreront la carte de visite de leur contact, il paraît difficile qu’ils puissent demander en même temps l’autorisation de leur envoyer un email !

Certains commentateurs mettent en doute les capacités de la CNIL à faire appliquer cette nouvelle réglementation. Pourtant, la loi permet d’imposer une amende de plusieurs dizaines de milliers d’euros et des peines de prison, modulables en fonction de la gravité des faits…

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 Méthode > 

ÉTAPE 1. Convertir en « opt-in » les différents procédés de collecte d’emails dans votre organisation

Le multicanal permet aujourd’hui de collecter de nouvelles adresses internet sur votre site Web, par l’intermédiaire de mailing ou de formulaires sur support papier. Dans ces cas, vous devez proposer à vos interlocuteurs une option dite « opt-in », c’est-à-dire leur permettre de refuser toute prospection commerciale, concours, jeux, etc.

La CNIL recommande qu’il n’y ai pas d’option par défaut en faveur de la prospection commerciale. Ainsi, par exemple, la phrase :

« J’accepte que mon adresse internet soit utilisée pour l’envoi d’offres commerciales de nos partenaires »

Cette phrase ne devra pas être cochée par défaut.

Sur support papier, vous pouvez proposer deux options en face de la phrase : « oui » ou « non ».

Sur un site Web, il est préférable de proposer un champ vierge avec une liste déroulante contenant les options « oui » ou « non » avec l’obligation de répondre. Cette méthode laisse ainsi l’internaute libre mais actif de son choix. Cette procédure ne vous affranchit pas d'une déclaration de votre site Web à la CNIL.

ÉTAPE 2. Sur chaque mail de prospection, proposer une option de désabonnement

Comme la loi le précise (voir plus haut), vous pouvez sous certaines conditions continuer à prospecter par email. Mais dans ce cas, chaque envoi devra mentionner très clairement la possibilité de désabonnement à votre liste de diffusion.

ÉTAPE 3. Solliciter l’autorisation de vos internautes avant le 21 décembre 2004.

Contacter avant le 21 décembre 2004 les internautes n’ayant pas encore donné leur accord à une prospection commerciale large (donc concernant des offres externes à votre société). Vous devez donc recontacter par email les internautes dont les adresses n’ont pas été collectées par la procédure « opt-in » ci-dessus ou ceux dont l’adresse a été achetée à l’extérieur. Au-delà de cette date, vous ne devrez plus utiliser ces adresses en dehors du cadre limite évoqué au début de cet article dans la LCEN. Le rédactionnel de ce message est important, il doit favoriser l’acceptation sans pour autant vous mettre en porte-à-faux de la loi.

Voici un exemple de courrier que vous pouvez adapter et envoyer :

Que faire pour sauver mon fichier après le 21 décembre ?

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Selon la LCEN, « à l’expiration de ce délai [le 21 décembre 2004, les] personnes sont présumées avoir refusé l’utilisation ultérieure de leurs coordonnées personnelles à fin de prospection directe si elles n’ont pas manifesté expressément leur consentement à celle-ci ». En somme, si vous n’avez pas pris de disposition particulière, vous ne pourrez plus prospecter les personnes physiques de votre fichier existant.

Prospecter les emails de personnes morales

Il vous reste une solution pour sauver une partie des adresses internet contenues dans vos bases de données. Vous devez d’abord appliquer les étapes 1 et 2 mentionnées ci-dessus. Puis, vous devez détecter dans votre fichier les adresses de personnes morales vers lesquelles vous pouvez encore faire de la prospection sans autorisation préalable (opt-out). Par exemple, si vous ne pouvez plus envoyer d’email à alain.leduc@yahoo.fr, vous pouvez par contre continuer à envoyer vos courriers électroniques à info@datalgo.fr. En effet, dans cet exemple, la première adresse identifie une personne physique, pas la deuxième.

En savoir plus : Loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique (LCEN), publiée au Journal Officiel.

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