Sauvegardez vos données avant destruction

15-09-2004 • Êtes-vous certains de pouvoir récupérer vos données les plus précieuses si elles venaient à disparaître ? Mettre en place des solutions pour établir un plan de reprise est essentiel et très rentable.

 Constat > 

Malgré les précautions de chacun, les informations perdues ou détruites accidentellement dans le monde représentent un coût s’élevant à plusieurs millions d’euros chaque mois ! Autant dire que prendre ses précautions est impératif.

La perte de données connaît différentes causes

Agression : la croissance du nombre de virus et le développement d’internet ont fragilisé tous les systèmes d’information. Votre ordinateur personnel est aussi vulnérable qu’un gros système s’il n’est pas très sérieusement protégé. Les données peuvent être détruites, altérées ou modifiées à votre insu. Selon l'institut S.A.N.S., sans protection correcte, « 20 minutes sur la toile suffisent pour être infecté » ! Ce n’est pas tant votre base de données qui peut être visée, mais tout simplement le système d’exploitation de votre ordinateur, qui bloquera toute possibilité d’exploiter vos données. Le système Microsoft Windows, qui équipe la majorité des ordinateurs dans le monde subit chaque jour de nouvelles attaques. Cependant, ces cas dramatiques ne représentent qu'environ 3% des cas de perte de données, même si ces chiffres sont assez différents selon la taille de l'entreprise.

Vol ou perte : les ordinateurs portables sont la cible des voleurs, quand ce n’est pas des machines fixes installées dans les entreprises. En dehors de la perte matérielle, le prix à payer pour récupérer – et protéger – ses données est sans équivalent. Selon Vol Protect, 3 à 10% des ordinateurs portables disparaissent chaque année.

Faiblesses techniques : elles représentent le tiers des cas de perte de données. On trouve deux types de problèmes techniques.

• Les pannes physiques : le plus souvent, il s’agit d’un matériel, disque dur d’ordinateur ou de serveur qui ne fonctionne plus normalement. Le problème peut être mécanique ou électronique. Il peut être causé par une panne d'électricité.
  
  
• Les pannes logiques : la base de données peut avoir progressivement des fichiers corrompus. Dans ce cas, des incohérences apparaissent progressivement jusqu’à un blocage complet du système de gestion. Taille excessive des fichiers ou défaut de programmation, les causes ne sont pas toujours faciles à cerner pour les non-spécialistes. Mais elles peuvent toucher aussi bien un fichier sous Excel, FileMaker ou Access qu’un système de gestion de base de données très élaboré.

Erreurs de manipulation : c'est la grande majorité des cas de perte de données. Trois types d’utilisation peuvent altérer vos données :

• La suppression d’enregistrements : les utilisateurs détruisent des fiches ou des lignes d’enregistrement dans votre base de données. Comme la plupart des listes de données n’ont pas de système de prévention de la destruction, les utilisateurs non avertis peuvent par mégarde ou intentionnellement faire disparaître des informations importantes. Le cas est très fréquent !
  
  
• La suppression de champs : sous un tableur, une colonne peut être supprimée par erreur entraînant la disparition de toute une partie de vos données. Si dans un fichier d’adresses, la colonne ou le champ Code Postal disparaît, vous n’avez plus la possibilité de réaliser des mailings.
  
  
• La mise à jour groupée de données : il s’agit de remplacer (ou supprimer) certaines données de votre base par d’autres. Par exemple, en utilisant la fonction chercher/remplacer d’un tableur, on en exécutant des requêtes sur une base de données. Il n’est pas toujours possible de revenir en arrière !
  

Conclusion : la perte de données survient toujours au moment le plus inattendu et souvent sans qu’on puisse tout de suite en prendre conscience.

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 Méthode > 

Structuration Mises à jour groupées de données Mettez de l'ordre dans vos données à partir de 79€

Créer un tableau de sauvegarde de vos données comprenant tous les éléments nécessaires à la reprise des données perdues. Puis, mettre en œuvre des procédures ou outils de sauvegarde.

Créer un plan de reprise

Initialisez un tableau sur lequel vous enregistrez les paramètres de vos sauvegardes et de vos reprises. Les deux sont importants !

• Nom des fichiers : il peut s’agir aussi bien de fichiers de données que de logiciels permettant de lire et mettre à jour ces informations.
  
  
• Responsable : préciser la personne en charge de chaque fichier et qui celle qui s’assure de la sauvegarde et de la restauration. Éventuellement, ajouter son suppléant en cas d’absence.
  
  
• Importance : noter de 1 à 3 les fichiers en fonction de leur importance stratégique pour le bon fonctionnement de votre activité.
  
  
• Calendrier : définir la périodicité des mises à jours de vos sauvegardes.
  
  
• Durée : estimer la durée de reprise, c’est à dire le temps nécessaire pour retrouver un usage normal de vos données. Deux facteurs peuvent entrer en jeux : le temps machine et la disponibilité humaine.
  
  
• Procédure : expliquer la manière dont chaque fichier est sauvegardé et détailler la procédure de recouvrement. Vous pouvez en annexe du document expliquer le détail chaque procédure.
  
  

Utiliser des outils de sauvegarde

Selon la taille et le type de données, vous pourrez vous orienter vers différentes solutions :

• Petits fichiers de type Excel, Word, dBase : vous pouvez utiliser un utilitaire comme pkZip pour compresser vos données et les placer sur disquettes. Vous pouvez également utiliser une clef USB (petite carte mémoire pouvant se connecter à la plupart des ordinateurs), graver vos données sur CD-Rom ou encore les sauvegarder sur Internet (certains sites comme Yahoo! proposent un espace gratuit « porte-document » de quelques dizaines de Mo).
  
  
• Gros volumes de données : utilisez des logiciels de sauvegarde spécifiques qui effectuent vos backups automatiquement. L’avantage : la procédure de sauvegarde échappe – en partie – aux erreurs ou oublis humains. Le logiciel permet de « scanner » les données modifiées et à conserver, puis de les archiver sur des supports numériques (disques Zip, Iomega, etc). Pour les plus gros budgets, des solutions de mirroring permettent de réaliser une réplique de vos données.
  
  
• Systèmes de Gestion de Bases de Données : avant d’envoyer vos fichiers vers des outils de sauvegarde, assurez-vous de l’optimisation des données. La plupart des logiciels SGBD comprennent des fonctions de compression (ces traitements « suppriment » les espaces virtuels inutiles dans vos fichiers).
  

La périodicité des sauvegardes

Il est bien souvent inutile de sauvegarder toutes vos données quotidiennement. Le temps consacré à cette opération peut être rédhibitoire ; choisissez d’autres fréquences (le lundi matin par exemple ou le dernier jour de chaque mois). Pour les données quotidiennes, établissez une double sauvegarde : une pour les jours pairs, une autre pour les jours impairs. Ainsi, lorsque vous vous apercevez avec retard d’une altération de vos données, vous pouvez remonter jusqu’à 48h dans votre historique.

Diffuser la procédure de sauvegarde

Votre tableau de reprise doit « exister » ! C’est à dire qu’il doit être accessible à toutes les personnes concernées :

1. Mettez à jour le tableau : il est fréquent que la procédure de sauvegarde s’applique sur des données périmées ou inexistantes qui ne nécessitent plus de backup. Il arrive aussi trop souvent que de nouvelles données ne soient pas prises en compte. Optimisez ce document, vous gagnerez beaucoup de temps.
   
   
2. Diffusez mensuellement : envoyez tous les mois votre tableau à l’ensemble de vos collaborateurs. Impliquez-les pour leur demander d’éventuels correctifs.
   
   
3. Gardez une copie papier : vous pourrez l'archiver dans un dossier ou l'afficher dans un endroit stratégique.

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